Читать книгу Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий онлайн | страница 26
Также все в команде должны знать имя и телефон самого стрессоустойчивого организатора, которому нужно звонить в случае проблем и форс-мажоров.
У каждого волонтера должны быть распечатки с общим таймингом мероприятия и с их личным таймингом (если он предполагается). Чтобы, допустим, Полина была в курсе, что за 45 минут до перерыва ее задача – начать убирать флаеры и визитки со столов в фойе. Затем там можно будет организовать кофе-брейк.
Если вы хотите, чтобы гостям было просто идентифицировать волонтеров и обратиться к ним за помощью, то стоит подумать об общем знаке – кепке, футболке, костюме. Униформа позволяет отличить волонтеров от гостей мероприятия. В зависимости от формата это могут быть как яркие наряды, выделяющие ваших помощников и привлекающие к ним повышенное внимание (на некоторых конференциях, например, кредо организаторов таково: «чем короче шорты волонтера и чем ниже вырез на майке – тем лучше!»), так и просто белые футболки с логотипом мероприятия – мы, например, всегда раздаем их волонтерам на всех событиях.
Если работа волонтеров предполагает использование скриптов, то их тоже нужно подготовить и раздать заранее. И обязательно проверить, чтобы ваши помощники воспроизводили текст естественно, без запинок и напряжения, а не зачитывали с листочка.
Также до волонтеров надо донести вашу мысль о том, что вы позвали их помогать и рассчитываете на то, что они не будут пропадать с площадки, тупить в Instagram, болтать по телефону и так далее. Сделать это нужно, безусловно, максимально корректно, но при этом безапелляционно.
По окончанию мероприятия не забудьте, пожалуйста, выразить волонтерам благодарность! Конечно, сам формат их работы не подразумевает оплату, но согласитесь: они провели целый день (или несколько) на ногах, снимали часть вашей головной боли, решали множество мелких задач, развязывали вам руки и помогали сделать мероприятие лучше. Поблагодарите их, подарите подарки, если у вас есть спонсоры и вам есть чем их порадовать, закажите пиццу на всех, такси тем, кто опоздал на электричку. Взаимная щедрость поощряется этим миром.